Produktive Tools für Dein Homeoffice

von Soufiane El-Bali

Immer mehr Unternehmen schicken Ihre MitarbeiterInnen vorsorglich ins Homeoffice, um so den Kontakt mit anderen KollegenInnen zu reduzieren. Doch häufig ist es der schnelle Gang ins nächste Büro, das Gespräch an der Kaffeemaschine oder die Raucherpause, bei denen Infos ausgetauscht werden.  

 

Der Flurfunk, der Neuigkeiten über Projektfortschritte oder Persönliches bereithält. Es sind die persönlichen Verbindungen, die vielen derzeit extrem fehlen – sowohl menschlich als auch beruflich. 

Kollegen fehlen im Homeoffice

Nun ist es so, viele müssen sich in der nächsten Zeit mit dem Homeoffice anfreunden und sich professionell organisieren. Dazu gehört natürlich in erster Linie auch der Laptop beziehungsweise der Computer. 

Um weiterhin produktiv zu sein, hier eine kurze Übersicht über hilfreiche Anwendungen: 

  • Microsoft Office 365 
  • Google Drive 
  • Slack/Trello 
  • Zoom 
  • Skype 
  • Evernote 
  • WeTransfer 

Microsoft Office 365 

Viele kennen das Microsoft Office Paket. Egal ob Word, Excel, Outlook oder PowerPoint – kaum ein Arbeitsplatz kommt ohne diese Anwendungen aus. 

Mit Microsoft Office 365 können Dokumente zusätzlich online und im Team bearbeitet werden. Damit kann ein Team gemeinsam an Projekten arbeiten und hat jederzeit die aktuelle Version. Dadurch gehört das ständige Austauschen von Arbeitsversionen der Vergangenheit an. 

Mit der Anwendung Teams besteht die Möglichkeit, sich sowohl im Team als auch im direkten Chat mit Kollegen auszutauschen und Arbeitspakte voranzubringen. Gerade jetzt im Homeoffice ist Teams eine gut geeignete Austauschplattform. Gemeinsam mit gewöhnlichen Anrufen kann Teams zwar nicht den direkten Kontakt mit den Kollegen ersetzen, hält aber die Kommunikationskanäle lebendig.  

Auch die Möglichkeit zur Telefon- oder Videokonferenz ist ein gern genutztes Feature. Je nach Nutzerkreis gibt es derzeit vergünstigte Konditionen, für den reinen Webzugang (ohne Desktopversion) sind viele Anwendungen des Microsoft Office 365 Paketes sogar teilweise kostenlos

 

Link:  
https://products.office.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software?&ocid=aid2000955_sem_xe7cuaaaahnjzipd:20200228221128:s&msclkid=54b052bc6b1f119cd58f0ce5fb12755d&ef_id=xe7cuaaaahnjzipd:20200228221128:s 

  

Google Drive 

Hier findest du eine sehr umfangreiche Cloud-Lösung, in der du Dokumente erstellenteilen und speichern kannst. Bis zu einem Speichervolumen von 15 Gigabyte ist Google Drive kostenfrei

Es ist ein Office-Paket als Basisversion enthalten, mit der du Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Formulare und Präsentationen erstellen kannst. Es besteht die Möglichkeit, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten. Veränderungen an Dokumenten werden dir dabei in Echtzeit angezeigt. Google Drive kann wie Office 365 sowohl über eine App als auch im Browser genutzt werden.


 
Link: https://www.google.com/intl/de_ALL/drive/ 

 

Slack / Trello: 

Vor allem Slack und Trello werden häufig genannt, wenn es um die Organisation und Kommunikation innerhalb von Teams und Projekten geht. Slack möchte mit seinem Dienst die E-Mail überflüssig machen und hat seinen Vorteil vor allem in der einfachen Organisation von Informationen. Konversationen und Dateien sind dabei für alle Teammitglieder einfach zugänglich.  

 Bei Trello besteht die Möglichkeit, Projektboards zu erstellen. Damit können Aufgaben und Verantwortlichkeiten transparent festgehalten werden und Projektteams sich einfach organisieren. 

 

Link (Slack): https://slack.com/intl/de-de/ 

Link (Trello): https://trello.com/de 

 

Zoom: 

Egal ob Video-ChatWebinar oder eine Videokonferenz: Zoom enthält zahlreiche Funktionen, mit denen das möglich ist. Mittlerweile hat sich die Anwendung zum ernsten Konkurrenten von Skype entwickelt. Es gibt einen Moderator, der bei Bedarf seinen Bildschirm teilen oder das integrierte Whiteboard benutzen kann.  

Der Zugriff auf Maus und Tastatur kann über die Distanz freigegeben werden. Zur Teilnahme ist ein einfacher Zugangslink nötig. Ebenfalls nützlich: die Videokonferenz lässt sich aufzeichnen. Einziges Manko: Für eine kostenfreie Videokonferenz gibt es ein Zeitlimit von 40 Minuten.  

 

Link: https://zoom.us/ 

 

Skype: 

Das vielleicht bekannteste Tool für Videokonferenzen. Gehört zu Microsoft und ist auch Teil des Office 365-Paketes. Viele kennen es als eigenständige Anwendung. Solide, einfach, tut was es soll.  

 Die Nutzung ist kostenfrei, die Einrichtung einfach. Skype ist auf allen gängigen Endgeräten nutzbar – sowohl als App als auch Webanwendung.  

 

Skype verfügt auch über eine Chatfunktion, die vor allem in der Business Version Skype for Business gerne genutzt wurde. Skype for Business ist mittlerweile in Microsoft Teams überführt worden, mit deutlich umfangreicheren Features wie bereits beschrieben.
Noch gibt es aber beide Programme. 

 

Link: https://www.skype.com/de/ 

 

Evernote 

Die gewohnte Ordnung aus dem Büro nach Hause zu übertragen? Gar nicht so einfach. Der eine Notizzettel, den du dir beim letzten Telefonat noch schnell gemacht hast, ist nirgends zu finden. 

Dabei kann es ganz einfach sein. Evernote bietet die Möglichkeit, sämtliche NotizenBelegeIdeen und Skizzen zu organisieren. Selbst eine Sprachmemo kann man an die Dokumente anfügen, wenn einem mal spontan eine Idee kommt oder man keine Zeit mehr hat, sich in Ruhe noch Notizen zu machen.  

Als Cloudlösung sind diese Dokumente dann überall verfügbar und können bei Bedarf geteilt werden. 

 

Link: https://evernote.com/intl/de 

 

WeTransfer: 

Wer kennt es nicht: Bei dem Versuch, eine Datei, mehrere Fotos oder ein Video per Mail zu versenden, sind die Kapazitätsgrenzen schnell erreicht.  

Dafür kann WeTransfer eine gute Möglichkeit sein. Hier können Dateien mit einer Größe von bis zu 2 Gigabyte kostenfrei versendet werden. Der Empfänger erhält dann eine E-Mail mit einem Downloadlink. Wer möchte, kann noch eine persönliche Nachricht verfassen. 

 

Link: https://wetransfer.com/ 

Mit diesen Anwendungen sollte dem produktiven Arbeiten im Homeoffice nichts im Wege stehen. Welche Anwendung genau die richtige ist, ergibt sich häufig durchs Ausprobieren und in welchem Arbeitsumfeld sie eingesetzt werden soll. 

Mit den richtigen Tools kann man auch homeoffice bewältigen

Wenn dein Unternehmen über eine eigene IT-Abteilung verfügt, können sie dir sicherlich weitere Infos zu den Anwendungen geben.  

Ansonsten sprich uns einfach an, wir helfen dir gerne bei der Umsetzung. 

Bleibt abzuwarten, wie lange es dauern wird, bis aus Homeoffice wieder der gewohnte Arbeitsablauf wird. Bis dahin hast du jetzt einige Tools an der Hand, um produktiv und interaktiv bleiben. 

 

In diesem Sinne, Frohes Schaffen ;)